Ansøgningsguide til SMV:Digital

Her på siden kan du læse om de formelle krav og gode råd i forbindelse med din ansøgning til SMV:Digital.

Du kan læse om:  ​

SMV:Digital er en tilskudsordning målrettet små og mellemstore virksomheder (læs mere om definitionen af SMV'er her).

Inden I ansøger til SMV:Digitals tilskudspuljer, er det en god idé først at undersøge, om jeres virksomhed er målgruppen for programmet. Følgende virksomheder kan søge SMV:Digital: 

  • Virksomheder med et dansk CVR-nummer
  • Virksomheder med en omsætning på maksimalt 50 mio. euro eller en balance på maksimum 43 mio. euro (man må gerne overskride maksimum for enten omsætning eller balance, men ikke begge på samme tid)
  • Virksomheder der ikke har modtaget statsstøtte, der overstiger 200.000 euro, svarende til ca. 1,5 mio. kr., i indeværende og de to foregående regnskabsår. (Tilskuddet i SMV:Digital gives i henhold til statsstøttereglerne under Europa Kommissionens de minimis-forordning (EU) Nr. 1407/2013. Du kan se Europa Kommissionens de minimis-forordning her).

Der er krav om egen medfinansiering i form af 50% enten i form af kontant betaling, egne afholdte timer eller et mix af disse. Læs mere om medfinansiering i ”Trin 5 – Undervejs i projektet”.

Herudover gælder der specifikke krav afhængigt af, om der søges tilskud til 25.000 kr., 100.000 kr. eller 250.000 kr.

Ansøgere til tilskud på 25.000 kr.:

  • Virksomheden skal have mellem 2-20 fuldtidsansatte

Ansøgere til tilskud på 100.000 kr.:

  • Virksomheden skal have mellem 3-249 fuldtidsansatte i seneste aflagte regnskab
  • Virksomheden skal have en omsætning på minimum 2 mio. kr. i seneste aflagte årsregnskab 

Ansøgere til tilskud på op til 250.000 kr.:

  • Virksomheden skal have mellem 3-249 fuldtidsansatte i seneste aflagte regnskab
  • Virksomheden skal have en omsætning på minimum 2 mio. kr. i seneste aflagte årsregnskab 
  • Virksomheden skal være afklaret omkring teknologivalg og herunder have udarbejdet en business case for investering i ny hardware eller software

Antallet af fuldtidsansatte opgøres med udgangspunkt i sidste års regnskab og vurderes som antal årsværk på www.cvr.dk. Såfremt antal årsværk på www.cvr.dk ikke er retvisende, skal jeres virksomhed redegøre for dette i ansøgningens virksomhedsbeskrivelse. Bemærk i øvrigt at ejere maksimalt kan indgå med samlet 1 årsværk i beregningen. 

Har jeres virksomhed tidligere deltaget i et SMV:Digital projekt, kan der frit ansøges igen, såfremt projektet er afsluttet og afrapporteret, og virksomheden i øvrigt stadig opfylder alle overstående krav. 
Når I har afklaret, om jeres virksomhed er inden for målgruppen af SMV:Digital er næste skridt at få defineret jeres digitale projekt samt at sikre, at projektet er inden for programmets rammer.

Hvis jeres virksomhed ikke lever op til én eller flere krav i SMV:Digital
Hvis jeres virksomhed ikke lever op til et eller flere af de formelle krav for deltagelse i programmet, kan I søge vejledning hos jeres lokale erhvervshus. 

I kan også finde information om øvrige offentlige tilbud på www.virksomhedsguiden.dk .

For at jeres virksomhed kan få tildelt et tilsagn, er det centralt, at jeres ansøgning lever op til programmets gældende tildelingskriterier, som skal være med til at sikre, at jeres ansøgning skaber den forventede værdi. De konkrete tildelingskriterier, som alle skal være opfyldt, er beskrevet nedenfor:

  • Projektet bidrager til at realisere virksomhedens vækstambitioner
    Her vurderes I på, om I har gjort jer overvejelser omkring jeres virksomheds vækstambitioner og tilhørende udfordringer, samt hvordan I forventer, at projektet kan bidrage til at løse disse udfordringer
  • Forankring af projektet
    Her vil I blive vurderet på, om der er afsat ressourcer til at få hævet det teknologiske niveau i jeres virksomhed, herunder om der er økonomisk råderum til indkøb af potentielt ny teknologi. Ydermere ses der på, om der I jeres virksomhed er ledelsesmæssigt engagement i projektet, og hvorvidt I har afsat de rette medarbejdere til gennemførslen af projektet
  • Digitalt og teknologisk niveau
    Her vurderes I på, om jeres projekt reelt involverer en for jer ny teknologi eller IT eller en væsentlig opgradering af allerede eksisterende teknologi eller IT, som I anvender
  • Evt. tema: Nogle puljer er tematiserede, fx målrettet grøn omstilling eller eksport. For disse puljer vil I ydermere blive vurderet på, om I har sandsynliggjort, at projektet vil forbedre fx jeres eksportsituationen eller have grønne effekter.

Når I har formuleret et projekt, bør I sikre, at de forskellige aktiviteter i jeres projekt holder sig inden for rammerne af, hvad der er støtteberettiget. Jeres digitale projekt kan tage karakter af hhv. potentialeafklaring, implementering eller direkte investeringsstøtte. Nedenfor kan I se et udpluk af, hvilke projektaktiviteter der er støtteberettigede i de forskellige faser.

Potentialeafklaringsforløb kan identificere, hvor virksomheden har størst potentiale for at indføre ny teknologi, hvilke teknologier der er relevante at investere i, samt udarbejdelse af businesscases. Følgende er eksempler på aktiviteter i et potentialeafklaringsforløb:

  • Kortlægning af arbejdsprocesser
  • Afklaring af om processer kan digitaliseres/automatiseres
  • Afklaring af forskellige barrierer for implementering
  • Afklaring af ændringer i forretningsmodellen som følge af digitalisering/automatisering
  • Udarbejdelse af kravspecifikation
  • Leverandøridentifikation og tilbudsindhentning 
  • Udarbejdelse af business case
  • Afklaring af virksomhedens digitale sikkerhed
  • Projektledelse

Implementeringsforløb kan hjælpe med at høste gevinsterne ved ny teknologi, som I enten har investeret i inden for det seneste år eller indkøber i forbindelse med projektet. Følgende er eksempler på aktiviteter i et implementeringsforløb: 

  • Afklaring af tekniske og organisatoriske barrierer for indførsel af ny teknologi 
  • Udarbejdelse af kravspecifikation
  • Teknisk integration af ny teknologi
  • Udarbejdelse og dokumentation af nye processer ifm. digitalisering/automatisering 
  • Uddannelse af medarbejdere i nyindkøbt teknologi
  • Leverandørstyring 

Direkte investeringsstøtte er for virksomheder, som er klar til at investere i digitale systemer, automatisering eller e-handelsløsninger. Investeringer støttes med 25% op til et maksimalt støttebeløb på 200.000 kr. Investeringer under 40.000 kr. støttes ikke - svarende til en mindstestøttesats på 10.000 kr. Følgende er eksempler på støtteberettigede investeringer

  • Indkøb af hardware
  • Indkøb af software
    Indkøb af software på abonnement støttes op til 2 år
  • Idriftsættelse inkl. installation og konfigurering af den nyindkøbte teknologi, samt eventuel tilpasning af den nyindkøbte teknologi ift. integration med eksisterende IT-systemer 

Bemærk at følgende aktiviteter i et SMV:Digital-projekt ikke er støtteberettigede:

  • Almindelig driftsoptimering 
  • Strategiudvikling
  • Salg- og markedsføring
  • Markeds- og konkurrentanalyser hvor det digitale aspekt fylder en mindre del
  • Kommunikationsaktiviteter 
  • Udgifter relateret til udformning af ansøgningen

Når I har besluttet jer for at ansøge en tilskudspulje i SMV:Digital, skal I udfylde og indsende en ansøgning til programmet, når den pågældende pulje åbner. Det er dog muligt at forberede sig i god tid ved på forhånd at hente og udfylde en ansøgningsskabelon: 

Eksempel:

OBS! Log på med virksomhedens NemID.

Overstående vejledningsskabeloner indeholder en række hjælpetekster til, hvordan I skal udfylde hvert ansøgningsfelt korrekt. Bliver I alligevel i tvivl, og hvis I har brug for yderligere vejledning til udfyldelse af ansøgningsskemaet, er der adgang til gratis vejledning gennem dit lokale erhvervshus. Find din kontaktperson her.

Indsendelse af ansøgning
Inden I indsender jeres ansøgning til SMV:Digital, bør I orientere jer i følgende: 

  • Der kan kun ansøges til ét forløb ad gangen, og har virksomheden tidligere modtaget et tilskud, skal dette forløb være afsluttet og afrapporteret til Erhvervsstyrelsen, før man kan ansøge på ny. Dette gælder ligeledes for igangværende projekter i regi af Erhvervspartnerskabet for Avanceret Produktion (forløberen for SMV:Digital)
  • Der kan kun gives tilskud til én ansøgning per koncern. Det samme gælder, hvis flere virksomheder har overlappende ejerkreds på mindst 25%.  

Når vi har modtaget jeres ansøgning, vil I modtage en kvitteringsmail, som bekræfter, at jeres ansøgning er indsendt korrekt. Modtager I ikke en kvitteringsmail inden for 15 minutter, har vi ikke modtaget jeres ansøgning. Hvis I er i tvivl om, hvorvidt jeres ansøgning er indsendt korrekt, så tag hurtigst muligt kontakt til Erhvervshus Midtjylland på info@smvdigital.dk.

Der er løbende ansøgningsfrist og jeres ansøgning vil blive vurderet efter et først-til-mølle-princip. Det betyder, at indkomne ansøgninger behandles i den rækkefølge, de er modtaget, og at tilskudsmidler udmøntes frem til tilskudspuljens ansøgningsfrist, eller indtil rundens samlede bevilling er uddelt. 

Sagsbehandlingstiden for modtagne ansøgninger er op til 5 uger. 

Hvis I ikke allerede har valgt en rådgiver, skal I gøre det nu. Bemærk, at det er tilladt at anvende flere rådgivere til jeres projekt, hvis I skulle finde det nødvendigt. 

Kun godkendte rådgivere, som er optaget i programmets rådgiverdatabase, må udføre rådgivningsopgaver i SMV:Digital. Find din rådgiver her.

Hvis I finder en rådgiver, som I gerne vil benytte, men som ikke er finde i rådgiverdatabasen, skal I blot bede rådgiveren om at ansøge om at blive oprettet i databasen og afvente godkendelse. Rådgiveren kan læse mere om, hvordan man ansøger her.

Hvis I har brug for vejledning angående valg af rådgiver, kan I kontakte jeres lokale erhvervshus. Erhvervshuset kan hjælpe jer med at identificere tre til fem relevante rådgivere ud fra jeres projektbeskrivelse. Efterfølgende skal I selv vurdere og vælge rådgiver. Find det lokale erhvervshus her.

Formelle retningslinjer angående anvendelse af rådgivere i SMV:Digital 
Følgende retningslinjer angående anvendelse af rådgivere i jeres projekt bør gennemlæses, før I vælger en rådgiver.  

  • Den anvendte rådgiver skal være godkendt og oprettet i rådgiverdatabasen 
  • Der må ikke være interessesammenfald mellem jeres virksomhed og den anvendte rådgiver dvs. direkte eller indirekte afhængighed i form af ejerskab, bestyrelse, familierelationer eller lign. 
  • Det er tilladt at anvende flere rådgivere på samme tid eller skifte undervejs i et projekt. Rådgiverne skal alle være godkendt individuelt. 
  • Der er ikke krav om, at I indhenter tilbud fra flere rådgivere
  • Det er tilladt at anvende udenlandske rådgivere, så længe de lever op til samtlige krav i programmet. 

Alle deltagende virksomheder i SMV:Digital har krav på at modtage uvildig rådgivning. Det betyder i praksis, at jeres rådgiver skal tilstræbe objektivitet i sin rådgivning og altid skal præsentere jer for flere relevante løsninger. I kan læse mere om, hvad uvildighedsprincippet i praksis betyder, for den rådgivning I har krav på her.

Som led i den rådgivning I modtager, er jeres rådgiver også forpligtet til at gøre jer opmærksom på eventuelle it-sikkerhedsmæssige foranstaltninger, som I bør implementere som led i jeres digitale projekt, samt at identificere eventuelle konkrete sikkerhedsrisici i jeres virksomhed.

Sådan får I mest ud af jeres rådgivning
Når I valgt en rådgiver, er det en god idé at få forventningsafstemt med rådgiveren omkring rollefordeling, enighed om opgaven, mål med projektet mm. Der er ikke nogen formelle krav til jeres aftale med den valgte rådgiver, men vi anbefaler, at I sammen med rådgiveren udarbejder en kort skriftlig forventningsafstemning, der kunne indeholde følgende: 

  • Del jeres ansøgning med rådgiver (fjern eventuelle fortrolige oplysninger)
  • Få lavet en samlet plan for projektet og få sat datoer og møder på plads
  • Løbende afstemning af forholdet mellem de indsatte ressourcer og engagement 
  • Løbende afstemning af timeforbrug (rådgivningstimer)
  • Afstemning af form og indhold- og dokumentationskrav til forløbet

I kan få inspiration til, hvordan en samarbejdsaftale med jeres rådgiver kan se ud, samt se forslag til skabelon til projektets businesscase her: Download aftaleskabelon

Når I har valgt jeres rådgiver og skal begynde på jeres projekt, vil det være en god idé at have styr på de administrative dele af projektet fra starten af.    

I SMV:Digital er der krav om egen medfinansiering, som betyder, at I selv skal medfinansiere rådgivning med 50% og investeringer i hardware og software med 75%. Hvis I fx har en tilskudsvoucher på 100.000 kr. og ønsker det fulde tilskudsbeløb udbetalt, skal I som minimum medfinansiere 100.000 kr. Her kan I vælge, om medfinansieringen skal være i form af kontant betaling, afholdte egne timer eller et mix af disse. 

Hvis I vælger at medfinansiere med egne timer, skal I huske at føre timeregnskab for projektet. I timeregnskabet skal I løbende timeregistrere med angivelse af den person fra virksomheden, som har deltaget i projektet samt, opgave, dato og tidsforbrug. I kan enten anvende jeres eget timeregistreringssystem eller anvende følgende skabelon: Download skabelon til timeregnskab.

Beregningsgrundlaget for timelønnen er medarbejderens bruttoårsløn divideret med 1613 timer. Bruttolønnen fremgår af lønsedlen og omfatter ferieberettiget løn, arbejdsgiverbetalte udgifter til pension, egen betalt pension (hvis den indgår i grundlønnen og er er ferieberettiget), ATP og overenskomstmæssige tillæg. 

Hvis du er ejer eller medejer af en virksomhed, der indgår i projektet, og samtidig lægger timer i projektet uden at udtage løn til dig selv, kan du medtage disse timer i projektbudgettet til en timesats på 250 kr.

Udbetaling af støtte til investeringer
Virksomheder, der har fået tildelt voucheren på op til 250.000 kr., vil få mulighed for at få udbetalt støtten til investeringen inkl. rådgivning også selvom det samlede projekt endnu ikke er afsluttet. Der kan maksimalt ske tidlig udbetaling én gang i løbet af projektet. 

Ændringer eller forlængelse af jeres projekt
Hvis I af den ene eller anden årsag i løbet af projektperioden har brug for at foretage ændringer i jeres projekt fx anvendelse af andre teknologier end beskrevet i jeres ansøgning, eller at der sker væsentlige ændringer i jeres virksomhedsforhold, skal I huske at meddele Erhvervsstyrelsen dette skriftligt på mail til smvdigital@erst.dk.

Gennem overstående mail, kan I også søge om forlængelse af projektet, skulle der opstå noget væsentligt uforudset, der forsinker jeres projekt. 

Både projektændringer og anmodninger om forlængelser skal meddeles til Erhvervsstyrelsen indenfor jeres projektperiode, som fremgår af det modtagne tilsagnsbrev. Jeres projektperiode afhænger af størrelsen på jeres tilskudsvoucher og er på 12 måneder for tilskud på 100.000 kr. eller op til 250.000 kr. og 6 måneder for tilskud på 25.000 kr. 

Hvis I undervejs i jeres projekt går i stå, har spørgsmål angående jeres projekt eller rådgiver, eller har brug for sparring, kan I når som helst kontakte jeres lokale erhvervshus. Find jeres lokale erhvervshus her.

Når I har afsluttet jeres projekt, og har betalt jeres faktura til rådgiver, skal I afrapportere til Erhvervsstyrelsen på smvdigital.onlinelegat.dk. Selvom der i jeres tilsagnsbrev kan være angivet, at I skal afrapportere på mail, opfordres I til at gøre det via hjemmesiden. 

Når I afrapporterer, skal I udfylde og indsende følgende: 

  • Underskrevet udbetalingsanmodning 
  • Dokumentet ”afrapportering og regnskab” inkl. timeregnskab
  • Underskrevet ledelseserklæring 
  • Kopi af faktura fra rådgiver

Skabeloner til overstående findes her og kan også downloades, når I er logget på smvdigital.onlinelegat.dk.

Dokumenterne skal være Erhvervsstyrelsen i hænde senest 3 måneder efter afslutningen af tilsagnsperioden, som I finder øverst i jeres tilsagnsbrev. Husk, at udgifter til konsulentydelser skal være betalt og interne løntimer afholdt indenfor jeres tilsagnsperiode.

Ekspeditionstiden hos Erhvervsstyrelsen er 3 uger forudsat, at dokumentation er komplet. 

Læs mere om hvordan I får udbetalt jeres tilskud i vejledning til udbetaling af tilskud til privat rådgivning under SMV:Digital.

Spørgsmål angående afslutning af jeres projekt og udfyldelse af dokumenter kan rettes til smvdigital@erst.dk.

Krav om evaluering
Der vil løbende blive evalueret på virksomhedens oplevelse af programmet, da Erhvervsstyrelsen hele tiden ønsker at forbedre programmet. Tilskudsmodtageren forpligter sig til at besvare en opsamlende evaluering, der modtages op til 2 år efter projektets afslutning.  


Har du yderligere spørgsmål til SMV:Digital eller er du i tvivl, om dit projekt opfylder kravene, er du velkommen til at kontakte dit Erhvervshus