Sådan gør du: Tilskud til rådgivning og investering

Læs de 7 trin i denne guide og bliv klogere på, hvad et SMV:Digital-projekt indeholder. Så er du bedre rustet til de udfordringer, du kan møde undervejs. Du kan både læse om de formelle krav og finde gode råd.

Genvej til trin

1. Forbered ansøgning

2. Send ansøgning

3. Signér tilsagn

4. Vælg rådgiver/Udfør markedsafsøgning

5. Gennemfør projekt

6. Afslut projekt

7. Kom godt videre

Forbered ansøgning

Start med at afklare hvilke områder i din virksomhed, du ønsker at digitalisere. Undersøg dernæst om der er en pulje, der passer til din virksomhed.

Deltag i et webinar og hør om krav til puljerne

Sådan forbereder du projektet med projektværktøjer
Indhold er hentet
Analyse af data fra virksomheder der har været igennem SMV:Digital viser, at de virksomheder som forbereder projektet godt, har større sandsynlighed for at nå i mål.
Det vigtigste er at beskrive formålet med projektet samt omkostninger og gevinster. Gevinsterne kan både være økonomiske og ikke-økonomiske og komme til udtryk på den korte og lange bane.
Husk at også inddrage relevante medarbejdere og ledelse i starten af projektet, for at sikre opbakning til projektet.

Hent skabelon: Afgræns formål (Word)
Hent skabelon: Beskriv projektet (Word)
Hent skabelon: Estimér omkostninger og gevinster (Word)

Sådan forbereder du ansøgningen
Indhold er hentet
Det er en god idé at hente en ansøgningsskabelon i word, så du kan arbejde på din ansøgning uden for systemet. Du kan bruge skabelonen til sparring med dine kolleger eller med en konsulent fra dit lokale erhvervshus.
I ansøgningen vil du blive bedt om at:
- Beskrive din virksomhed
- Beskrive projektet
- Besvare baggrundsspørgsmål som bruges til statistik
Find et link til skabelonen ved den pulje, du ønsker at vil søge på puljeoversigten.

Mulighed for sparring

Forudfyld ansøgning

Formelle krav
Indhold er hentet
OBS! Læs de aktuelle krav i beskrivelsen af den pulje du vil søge.
For alle puljer gælder følgende krav:
- Årsværk
  Find krav til antal årsværk i beskrivelsen af den pulje du ønsker at søge. Det er oplysningerne i virksomhedens senest afsluttede regnskabsperiode på cvr.dk, der danner grundlag for vurderingen. Ejere kan tilsammen maksimalt indgå med ét årsværk i beregningen. Hvis ejerne ikke indgår i antal årsværk i regnskabet, kan du redegøre for det i ansøgningen. Freelancere og lign. kan ikke medregnes i virksomhedens årsværk.
- SMV-status
  Virksomheder med et dansk CVR-nummer.
  Virksomheder, inkl. datterselskaber og andre koncernforbundne selskaber, med maksimalt 249 ansatte og med en omsætning på maksimalt 50 mio. euro eller en balance på maksimum 43 mio. euro (man må gerne overskride maksimum for enten omsætning eller balance, men ikke begge på samme tid). Læs EU's definition af SMV-status her.
  Virksomheder omfattet af selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder eller lov om erhvervsdrivende fonde. Alle aktieselskaber og anpartsselskaber er omfattet af selskabsloven.
  Det betyder eksempelvis, at følgende organisationer som udgangspunkt ikke kan opnå støtte: privatskoler, højskoler, forsyningsvirksomheder, varmeværker, kirkelige institutioner, studenterforeninger, sportsforeninger, interesseorganisationer, museer, teatre og andre kulturelle institutioner.
  Virksomhedens indtægter fra offentlige tilskud, bidrag, donationer, medlemskontingenter skal være under 25 pct. af virksomhedens samlede indtægter.
  Offentlige tilskud gælder både tilskud, som tildeles virksomheden som et fast tilskud, og tilskud som tildeles virksomheden via dets kunder, såfremt tilskuddet udbetales direkte til virksomheden. Det betyder eksempelvis, at de fleste sundhedspraksisser, som er tildelt et ydernummer fra den offentlige sygeforsikring, typisk ikke kan opnå støtte. Det vil gælde alment praktiserende læge, tandlæge, kiropraktor, fysioterapeut, psykolog o.lign.
  Bidrag og donationer kan omfatte pengebeløb, som SMV'en har modtaget, typisk til et bestemt formål, uden en forventning om at bidragsyder eller donator får en ydelse til gengæld.
  Medlemskontingenter gælder almindelige foreningskontingenter o.lign. og skal ikke forveksles med abonnementer hos almindelige virksomheder (fx fitnessabonnement).
- De minimis-statsstøtte
  Virksomheder må maksimalt have modtaget de minimis-statsstøtte på 300.000 euro, svarende til ca. 2 mio. kr., over en periode på tre år i henhold til EU's regler om de minimis-støtte.
  De minimis-støtten beregnes på koncernniveau, så hvis din virksomhed er del af en koncern, skal støtte til andre selskaber i samme koncern også medregnes.
  Da der ikke findes et offentligt register over tildelt statsstøtte, skal du selv holde styr på, om din virksomhed og/eller koncern tidligere har været støttet under EU's regler om de minimis-støtte.
  Læs EU kommissionens definition af de minimis her
- Opgaver der IKKE er støtteberettiget
  Find krav til opgaver i beskrivelsen af den pulje du ønsker at søge. Typisk vil udførende opgaver ikke være støtteberettiget som eksempelvis:
  Almindelig driftsoptimering
  Strategiudvikling
  Salg- og markedsføringsaktiviteter
  Markeds- og konkurrentanalyser, hvor det digitale aspekt fylder en mindre del
  Kommunikationsaktiviteter
  Udgifter relateret til udformning af ansøgningen
- Udgifter der IKKE er støtteberettiget
  Moms
  Ved tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen: Udgifter til kørsel for rådgiver er støtteberettiget inden for statens takster. Udgifter til hotel, forplejning, færge og broafgift er ikke støtteberettiget.
  Ved tilsagn fra Virksomhedsprogrammet: Udgifter til kørsel, hotel, forplejning, færge og broafgift er ikke støtteberettiget.
  Investeringsstøtten kan som udgangspunkt ikke bruges til indkøb af telefoner, computere og tablets. Enkeltstående indkøb af telefoner, computere eller tablets kan dog støttes, såfremt det er absolut nødvendigt for, at den gennemførte investering kan tages i brug. Eksempelvis vil man kunne få investeringsstøtte til en tablet, hvis en tablet er nødvendig for at kunne styre den robot, som man har fået tilsagn om investeringsstøtte til. Generelle indkøb af telefoner, computere, skærme, headset o.l. er ikke omfattet af investeringsstøtten.
- Kun ét projekt ad gangen
  Der kan kun søges til ét projekt ad gangen. Har din virksomhed tidligere modtaget et tilskud, skal afslutning for dette forløb være indsendt. Det er ikke et krav, at det er færdigsagsbehandlet eller udbetalt. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte SMV:Digital.
- Kun ét tilsagn pr. virksomhedsgruppe/koncern
  Du kan alene opnå støtte til ét projekt ved hver ansøgningsrunde. Dette gælder også for en koncern eller virksomhedsgruppe, som har indsendt flere ansøgninger til den samme pulje. Ved virksomhedsgruppe eller koncern, forstås flere virksomheder, som har overlappende ejerkreds på 25% eller mere.

Det bliver din ansøgning bedømt på
Indhold er hentet
- Bidrager projektet til at realisere vækstambitioner?
  Ansøgningen vurderes på, om du har gjort dig overvejelser omkring din virksomheds vækstambitioner og tilhørende udfordringer, samt hvordan du forventer, at projektet kan bidrage til at løse disse udfordringer, og at rådgivnings-/investeringsaktiviteter er støtteberettigede. Vækstambitioner er ikke et vurderingskrav i 50.000 kr. puljen.
- Er projektet forankret?
  Ansøgningen vurderes på, om der er afsat ressourcer til at få hævet det teknologiske niveau, herunder om der er økonomisk råderum til indkøb af potentielt ny teknologi, om der er ledelsesmæssig opbakning, og hvorvidt der er afsat de rette medarbejdere til at gennemføre projektet.
- Vil projektet medføre brug af ny teknologi?
  Ansøgningen vurderes på, om projektet reelt involverer en, for din virksomhed, ny teknologi eller en væsentlig opgradering af allerede eksisterende teknologi, som din virksomhed anvender.
- Hvordan bliver tilsagn fordelt?
  For ansøgninger modtaget inden for de første syv dage efter puljeåbning tildeles tilsagn ud fra en fordelingsnøgle inden for hver erhvervshus-region i den rækkefølge, som ansøgningerne er modtaget, såfremt virksomheden og projektet lever op til puljens krav. De seks erhvervshus-regioner er Nordjylland, Midtjylland, Sydjylland, Fyn, Sjælland og Hovedstaden. Fordelingsnøglen mellem de seks erhvervshus-regioner afspejler den procentvise fordeling af SMV'er i disse geografiske områder.
  Såfremt der er flere støttemidler til rådighed, efter at alle de ansøgninger som er modtaget inden for de første syv dage er behandlet, fordeles tilsagn efter et først-til-mølle princip.

Send ansøgning

Send din ansøgning via ansøgningssystemet. Vær opmærksom på at du skal logge på med MitID Erhverv.

Du kan forberede din ansøgning i ansøgningssystemet to uger før puljen åbner, men du kan først indsende din ansøgning på selve åbningsdagen.

Sådan søger du
Indhold er hentet
Den dag puljen åbner, kan du tilgå siden kl 08:00. Her bliver du sendt over i venteværelset i køsystemet. Kl 09:01 får du tildelt dit kønummer. I dette tidsrum kan du ikke tilgå din ansøgning.
På grund af stor efterspørgsel kan der ofte være lang ventetid i køen.
Når det er din tur i køen, bliver du sendt til ansøgningssystemet, hvor du har 20 min. til at logge ind med MitID Erhverv. Hvis du har forudfyldt ansøgningen, kan du vælgde den, og efterfølgende indsende den.
Hvis du ikke har forudfyldt ansøgningen, skal du nu indtaste din ansøgning. Husk at gemme undervejs. Hver gang du klikker gem, har du 30 min. til at arbejde på din ansøgning.
Når du har indsendt ansøgningen, får du et journalnummer. Nummeret er afgørende for, hvornår din ansøgning bliver vurderet ud fra først-til-mølle-princippet.
Ansøgningssystemet lukker, når der er modtaget ansøgninger nok til at puljen er udnyttet. Hvis din virksomhed får afslag, opfordres du til at søge igen ved åbning af den næste pulje, der passer til dit digitale projekt.

Modtag kvittering

Sagsbehandlingstid

Hvis du modtager et afslag

Kom godt videre efter afslag
Indhold er hentet
Få personlig hjælp til at komme godt videre. Hos dit lokale erhvervshus kan du få sparring på dit projekt, og hjælp til hvad du kan gøre for at skabe digital omstilling i din virksomhed.
- Book et møde med en konsulent fra dit lokale erhvervshus.
- Få værkøjer til at planlægge og udføre projektet selv.
- Find en rådgiver og start et samarbejde uden tilskud.
- Deltag i et event og lær mere om det område, du ønsker at digitalisere på virksomhedsguiden.dk

Signér tilsagn

Får du tilsagn, vil du modtage et tilsagnsbrev på mail, som beskriver en række krav, du skal opfylde, samt en række opgaver du skal udføre i forbindelse med projektet.

Sådan signerer du tilsagnet
Indhold er hentet
Du accepterer tilsagnet ved at logge ind i ansøgningssystemet med MitID Erhverv.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal virksomhedens tegningsregel anvendes. Du finder din tegningsregel i CVR. At være tegningsberettiget vil sige, at du har myndighed til at repræsentere virksomheden og kan indgå bindende aftaler på virksomhedens vegne.
Hvis du eller en af de tegningsberettiget har navne- og adressebeskyttelse, skal du anvende en fuldmagt. Anvend skabelon til fuldmagt (findes også i ansøgningssystemet).
Se denne film, som forklarer, hvordan du accepterer og signerer tilsagnet: Videoguide til 'Accept og signering'
Hvornår udløber tilsagnet?
Indhold er hentet
Du bør signere tilsagnet hurtigst muligt og senest 3 måneder efter, at tilsagnet er givet. Hvis tilsagnet ikke signeres inden for 3 måneder, kan tilsagnet bortfalde.
Hvis du ikke ønsker at anvende dit tilsagn, skal du give skriftligt besked ved at sende en mail til hhv. smvdigital@erst.dk (puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen) eller info@smvdigital.dk (puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet).
Da pengene kan komme andre virksomheder til gode, er det vigtigt, at du giver besked hurtigst muligt, hvis du ikke ønsker at anvende dit tilsagn.

Hvornår skal projektet gennemføres?
Indhold er hentet
I tilsagnsbrevet fremgår tilsagnsperioden, som er den periode, hvor samarbejdet med rådgiveren og/eller leverandøren skal foregå. Perioden er på 12 måneder for tilskud mellem 100.000 kr. og 250.000 kr. og 6 måneder for tilskud på 50.000 kr.
Tilsagnsperioden begynder fra det tidspunkt, du signerer tilsagnet og slutter, når perioden for tilsagnet udløber. Det vil sige, at hvis du godkender tilsagnet to måneder efter tilsagnsbrevet er udstedt, har du to måneder mindre til at gennemføre projektet.
For puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen: Du må påbegynde projektet, når du har registreret rådgiver og uploadet deres CV fra rådgiverdatabasen på din ansøgning. Du vil få besked pr. mail om registrering.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet: Du må ikke påbegynde dit projekt før, du har markedsafsøgt din rådgiver og/eller leverandør og fået den godkendt af SMV:Digital. Du vil få besked pr. mail om godkendelsen.
Hvis du får brug for at forlænge perioden, skal du skrive til den e-mailadresse, der fremgår i dit tilsagnsbrev inden tilsagnsperioden udløber, og anmode om forlængelse af projektet.

Vælg rådgiver/Udfør markedsafsøgning

I ansøgningssystemet skal du tilknytte en rådgiver til projektet.

Formelle retningslinjer ved valg af rådgivere
Indhold er hentet
- Vælg en rådgiver der er oprettet og godkendt i SMV:Digital rådgiverdatabase.
- Hvis den rådgiver du ønsker at vælge ikke fremgår af listen i ansøgningssystemet, er personen ikke godkendt. Rådgiveren kan læse mere under Bliv optaget i Rådgiverdatabasen.
- Når du vælger rådgiver, vælger du personen, ikke virksomheden. Den individuelle og navngivne rådgiver skal være oprettet og godkendt i rådgiverdatabasen.
- Har du brug for flere rådgivere fra samme eller forskellige virksomheder, skal du sikre dig, at de alle er valgt fra rådgiverdatabasen.
- Det er tilladt at anvende udenlandske rådgivere, så længe de lever op til samtlige krav i programmet og er optaget i rådgiverdatabasen.
- Der må ikke være interessesammenfald mellem din virksomhed og den anvendte rådgiver, dvs. direkte eller indirekte afhængighed i form af ejerskab, bestyrelse, familierelationer eller lign.

Hvis du har brug for sparring ved valg af rådgiver

Sådan foretager du et valg af rådgiver (Tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen)
Indhold er hentet
Det er et krav, at du registrerer en rådgiver i ansøgningssystemet. Formålet er, at du skal finde en rådgiver, som passer til de behov, din virksomhed har.
1. Gå til ansøgningssystemet
2. Log ind med MitID Erhverv
3. Vælg din aktuelle ansøgning ved at klikke på VÆLG til venstre for journalnummeret og klik ”vælg og gå videre”.
4. Vælg menupunktet ”Rådgiver”.
5. Vælg din rådgiver fra rådgiverdatabasen. Rådgiverne skal have relevante kompetencer og erfaringer, som matcher virksomhedens og projektets formål.
  Hvis du ønsker at anvende flere rådgivere, skal alle rådgivere vælges og overføres.
Du modtager en kvittering pr. mail om registreringen.
OBS! Du må kun anvende rådgivere, der er oprettet og godkendt i SMV:Digitals rådgiverdatabase.
Hvis du under dit projekt har behov for yderligere rådgiver, skal du anmode om et nyt rådgivervalg til info@smvdigital.dk

Sådan foretager du en markedsafsøgning (Tilsagn fra Virksomhedsprogrammet)
Indhold er hentet
Det er et krav, at du foretager en markedsafsøgning. Formålet er, at du skal finde en rådgiver, som passer til de behov, din virksomhed har.
Se denne film, som forklarer, hvordan du laver en markedsafsøgning:
Videoguide: Sådan laver du en markedsafsøgning
Markedsafsøgning trin for trin:
1. Gå til ansøgningssystemet
2. Log ind med MitID Erhverv
3. Vælg din aktuelle ansøgning ved at klikke på VÆLG til venstre for journalnummeret og klik ”vælg og gå videre”.
4. Vælg menupunktet ”Markedsafsøgning” – hvis ikke det vises, finder du det under ”Vælg aktivitet via menu” og dernæst i drop down menuen under punktet "Vælg hvad du ønsker at foretage dig".
5. Gennemfør markedsafsøgningen
  Markedsafsøgningen foregår online, dvs. du skal ikke indhente tilbud fra rådgivere.
  Vælg to eller flere uafhængige rådgivere fra rådgiverdatabasen. Rådgiverne skal have relevante kompetencer og erfaringer, som matcher virksomhedens og projektets formål.
  En god begrundelse for rådgivervalget kunne fx omfatte: bedre kompetencer, brancheerfaring, geografisk nærhed, opgaveforståelse, god kemi, bedre timepris. Du må gerne have anvendt samme rådgiver i et tidligere projekt, men det alene er ikke et tilstrækkeligt argument for at vælge rådgiveren. Du skal også have givet den anden rådgiver samme muligheder for at få indblik i din virksomhed, som dem der har kendskab til jer.
  Hvis du ønsker at anvende flere rådgivere, skal der for hver valgt rådgiver vurderes og fravælges en alternativ rådgiver.
6. Indsend markedsafsøgning.
7. Markedsafsøgningen bliver gennemgået og godkendt af SMV:Digitals sagsbehandlere. I tilfælde af spørgsmål vil du blive kontaktet. Godkendelsen kan tage op til 3 uger.
8. Når markedsafsøgningen er godkendt, og du har modtaget en bekræftigelse per mail, må du indgå en aftale med rådgiveren om at starte samarbejdet.

Afvent godkendelse af markedsafsøgning
Indhold er hentet
Din markedsafsøgning skal godkendes, inden du kan starte samarbejdet med din rådgiver. Det kan tage op til 3 uger.
Sådan behandler vi din markedsafsøgning:
- SMV:Digitals sagsbehandlere gennemgår din markedsafsøgning.
- Sagsbehandleren vil kontakte din virksomhed i tilfælde af mangler.
- Hvis markedsafsøgningen ikke bliver godkendt, skal du opdatere din markedsafsøgning og indsende den igen.
- Når markedsafsøgningen er godkendt, kan du kontakte rådgiveren, indgå aftale og igangsætte rådgivningsaktiviteter.
OBS! Du må ikke indgå aftaler med rådgiver eller påbegynde rådgivningsaktiviteter før der er foretaget markedsafsøgning, og den er godkendt af SMV:Digital. Du vil få besked pr. mail om godkendelsen.

Gennemfør projekt

Når du har valgt din rådgiver og skal begynde på dit projekt, vil det være en god idé at have styr på de administrative dele af projektet fra starten.

Krav om medfinansiering

3 måder at medfinansiere på
Indhold er hentet
Der er krav om egen medfinansiering på alle puljer.
Puljer til rådgivning medfinansieres 1:1. Dvs. at hvis du har modtaget et tilskud på 100.000 kr. og ønsker det fulde tilskudsbeløb udbetalt, skal du som minimum medfinansiere 100.000 kr.
Du kan vælge at medfinansiere med:
- Egne afholdte løntimer
- Kontant betaling
- Kombination af kontant betaling og afholdte løntimer
Puljer til investeringsstøtte indeholder krav om 75% kontant medfinansiering, da det er et 25% investeringstilskud. Dvs. at hvis du vil investere for 400.000 kr., skal du som minimum selv finansiere de 300.000 kr. kontant.

Ved medfinansiering med egne timer
Indhold er hentet
Vilkår ved medfinansiering med egne timer
Hvis du vælger at medfinansiere med egne timer, skal du huske at føre timeregnskab for projektet. I timeregnskabet skal du løbende registrere den eller de personer fra virksomheden, som deltager i projektet, samt opgave, dato og tidsforbrug.
Det er kun projektrelevante timer efter du har accepteret og signeret tilsagnet, som kan medtages. Dvs. timer anvendt i forbindelse med ansøgning eller timer på driftsopgaver, kan ikke medtages.
Eksempler på projektrelevante timer efter accept og signering af tilsagn kunne være indledende arbejde og timer til markedsafsøgning.
Eksempler på projektrelevante timer efter markedsafsøgning/rådgivervalg kunne være møder med rådgiver, opgaver ifm. rådgiversamarbejde, implementering og test af systemer.
Hvordan skal jeg timeregistrere?
For tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen skal der løbende føres regnskab over anvendte timer til projektet, men der er metodefrihed til, hvordan dette skal gøres. Du kan enten anvende din virksomheds eget timeregistreringssystem eller bruge en skabelon: Hent skabelon til timeregistrering (excel).
Ved indsendelse af afslutning for projektet skal du indtaste det totale timeantal for hver projektdeltager fra din virksomhed i ansøgningssystemet.
De løbende timeregnskaber for hver deltager på projektet skal ikke uploades undervejs eller ved afslutning af projektet, men skal kunne fremvises på forespørgsel og ved stikprøvekontrol, fx i forbindelse med behandling af udbetalingsanmodning.
For tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal medarbejderne selv med personligt MitID løbende registrere timer online i ansøgningssystemet. Timer der ikke er registreret i systemet, vil ikke blive godkendt.
Processen er: 1) Projektholder opretter medarbejder, 2) Medarbejder og virksomhed modtager kvittering for oprettelse, 3) Timeseddel fremsendes inden for en arbejdsdag, 4) Medarbejder registrerer løbende timer, dog minimum én gang per måned, 5) Timesedler indsendes senest fem arbejdsdage i efterfølgende måned.
Se videoguide om Oprettelse af medarbejder og Timeregistrering

Derfor er det en god idé at medfinansiere med egne timer

Sådan udregner du timesatsen for egne timer

For tilsagn givet fra 2023 og frem
Indhold er hentet
Timesatsen fremgår af de tilsagnsvilkår, som er beskrevet i dit tilsagnsbrev. Der er forskellige timesatser på grund af, at finansieringskilden har forskellige krav.
For projekter i 2023 og frem, der har fået tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen samt Virksomhedsprogrammet gælder:
- Fast timepris på 365 kr.
- Det betyder fx at:
  for projekter til 50.000 kr. skal der bruges minimum 137 timer
  for projekter til 100.000 kr. skal der bruges minimum 274 timer.

For tilsagn givet i årene 2018-2022
Indhold er hentet
Timesatsen fremgår af de tilsagnsvilkår, som er beskrevet i dit tilsagnsbrev. Der er forskellige timesatser på grund af, at finansieringskilden har forskellige krav.
For projekter i 2018 – 2022, der har fået tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen gælder:
- Din timepris udregnes ud fra din årsløn og divideret med 1613.
- Virksomhedsejere – eller medejere, der ikke udtager løn til sig selv, kan medtage timer i projektet til en timesats på 250 kr. under forudsætning af, at der føres timeregnskab.

Samarbejdet med rådgiveren

Sådan får du mest ud af din rådgivning
Indhold er hentet
Det er afgørende for projektet succes, at du får forventningsafstemt med rådgiveren allerede i starten af samarbejdet. I skal bl.a. tale om rollefordeling, have et mål for projektet, samt sikre enighed om opgaven og at rådgivningsopgaver er støtteberettigede. Det er ikke et formelt krav, men det er en god idé at udarbejde en skriftlig samarbejdsaftale sammen med din valgte rådgiver.
Du er også forpligtet til at informere rådgiveren om, at der er tale om et projekt, som er støttet af SMV:Digital.
Sammen med rådgiveren kan du bl.a.:
- Dele virksomhedens ansøgning med rådgiveren – husk at fjerne eventuelle fortrolige oplysninger
- Udarbejde en samlet plan for projektet og sæt møder og milepæle i kalenderen
- Aftale hvem der udfører hvilke opgaver
- Aftale forventet timeforbrug – hold øje med timeforbruget løbende. Det gælder både dit eget og rådgiverens.
- Løbende afstemme om projektplanen følges
- Lægge en plan for, hvordan du selv kan arbejde videre med projektet eller andre afledte opgaver, efter samarbejdet med rådgiveren er afsluttet
Se eksempel på en samarbejdsaftale
Download samarbejdsaftale

Skift/tilføj rådgiver
Indhold er hentet
Du må gerne skifte eller tilføje ny rådgiver undervejs i et projekt.
For puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen skal du vælge ny rådgiver i Ansøgningssystemet. Husk at du kun må anvende rådgivere, der er oprettet og godkendt i SMV:Digitals rådgiverdatabase. Du modtager en kvittering på mail.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal du foretage en ny markedsafsøgning i i Ansøgningssystemet. For at få adgang til funktionen i ansøgningssystemet, skal du kontakte info@smvdigital.dk og indsende en ny markedsafsøgning.
Husk at du først må indgå aftale med den nye rådgiver efter, at markedsafsøgningen er godkendt. Du modtager godkendelse på mail.

Flere rådgivere
Indhold er hentet
Du må gerne have flere rådgivere, fx hvis du har brug for forskellige kompetencer.
For puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen skal du huske at registrere alle rådgivere i Ansøgningssystemet ved navn. Hvis bruger flere rådgivere fra samme virksomhed, skal alle registreres individuelt.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal du markedsafsøge alle navngivne rådgivere i Ansøgningssystemet. Du må først indgå aftale, efter du har modtaget en godkendelse på mail.

Du har krav på uvildig rådgivning

Du har krav på rådgivning om it-sikkerhed

Ændringer i projektet

Hvis projektopgaverne bliver ændret
Indhold er hentet
Hvis du har brug for at foretage ændringer i projektet, fx hvis du vælger en anden teknologi end beskrevet i ansøgningen, skal du anmode om ændring på mail.
Anmodning om projektændringer skal ske indenfor tilsagnsperioden, som fremgår af dit tilsagnsbrev.
For puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen skal du skrive en mail til: smvdigital@erst.dk.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal du skrive en mail til: info@smvdigital.dk.

Hvis du har brug for at forlænge tilsagnsperioden
Indhold er hentet
Du kan anmode om forlængelse af tilsagnsperioden på mail, hvis der sker noget væsentligt uforudset, der forsinker forløbet.
Anmodning om projektændringer skal ske indenfor tilsagnsperioden, som fremgår af dit tilsagnsbrev.
Oplys om begrundelse for forlængelse og ny ønsket slutdato.
For puljer med tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen skal du skrive en mail til: smvdigital@erst.dk.
OBS! Du kan ikke anmode om forlængelse af tilsagnsperioden, hvis dit tilsagn er fra efter juli 2024.
For puljer med tilsagn fra Virksomhedsprogrammet skal du skrive en mail til: info@smvdigital.dk.

Hvis projektet er gået i stå

Hvis projektet ikke gennemføres

Afslut projekt

Når du har gennemført projektet og betalt fakturaen fra rådgiveren, skal du indsende afslutning via ansøgningssystemet.

Den måde du skal afslutte og afrapportere dit projekt på, fremgår af de tilsagnsvilkår, som er beskrevet i dit tilsagnsbrev. Det skyldes at de forskellige finansieringskilder har forskellige krav. Enten skal du udfylde en række dokumenter som skal indsendes i ansøgningssystemet, eller også kan afrapportere direkte i ansøgningssystemet.

Du skal bl.a. svare på nogle spørgsmål om projektet og evaluere rådgiveren samt indsende dokumentation.

Hvis du har spørgsmål om afslutningen, kan du finde kontaktoplysninger i tilsagnsbrevet, som du har modtaget på mail.

Indsend afslutning (Tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen)
Indhold er hentet
Afslutning skal være indsendt senest 3 måneder efter tilsagnsperioden er udløbet. Husk at udgifter til rådgiveren og interne løntimer skal være afholdt inden for tilsagnsperioden. Fakturaen skal være betalt inden du afrapporterer.
Tilsagnsperioden gælder fra den dato, der står øverst i højre hjørne i dit tilsagnsbrev. Din tilsagnsperiode afhænger af størrelsen på tilskuddet og er på 12 måneder for tilskud på 100.000 kr. eller op til 250.000 kr. og 6 måneder for tilskud op til 50.000 kr.
Bemærk at moms er ikke en støtteberettiget udgift.
Hvis du har modtaget dit tilsagn i/efter august 2023, indsendes afslutning via ansøgningssystemet.
For udbetaling til investerings- og rådgivningsstøttepuljen på op til 250.000 kr. fra november 2023 skal du dog benytte en skabelon, der udfyldes og uploades som PDF i ansøgningssystemet.
Skabelonen skal hentes i ansøgningssystemet under fanen Afslutning for at få autoudfyldt en række felter med oplysninger om dit projekt.
Hvis du har modtaget dit tilsagn før august 2023, skal du benytte skabeloner til at indsende afslutning.
Dokumenterne skal udfyldes, underskrives og uploades som PDF i ansøgningssystemet.
Skabelonerne kan også hentes i ansøgningssystemet under fanen Afslutning.

Indsend afslutning (Tilsagn fra Virksomhedsprogrammet)
Indhold er hentet
Afslutning og udbetalingsanmodning kan først indsendes, når samarbejdet med rådgiveren er afsluttet og inden jeres slutdato.
Afslutning indsendes via ansøgningssystemet.
Du skal udfylde fanen Afslutning og sikre dig, at dokumentationen opfylder følgende krav.
Faktura
- Almindelige fakturaregler er overholdt
- Faktura er uploadet enkeltvis og udspecificeret, så det kan vurderes, om rådgivningsopgaverne svarer til det ansøgte og rådgivningsopgaverne er støtteberettigede ifølge jeres godkendte markedsafsøgning.
- Det skal være tydeligt angivet på faktura hvilke poster, der søges støtte til.
- Timeantal fremgår samt reference til SMV:Digital og Journal nr.
Betalingsdokumentation
- Synlig betalingsdato og modtagers kontonummer eller indbetalingskodelinje.
- Status på at betalingen er gennemført/bogført.
- Tydelig identifikation på hvilken virksomhed der har betalt faktura.
- Synlig banklogo eller URL og banknavn.
Timer
- Alle timesedler er indsendt og godkendt af medarbejder. Dan overblik via nedenstående "Regnskab", som kommer i et pop-up vindue.
Bemærk at moms er ikke en støtteberettiget udgift.
Udgifter til kørsel, hotel, forplejning, færge, broafgift og lign. til rådgiver er heller ikke en støtteberettiget udgift.

Afvent godkendelse af afslutning (Tilsagn fra Virksomhedsprogrammet)
Indhold er hentet
Sådan foregår sagsbehandling af din afslutning:
1. I indsender afslutningen til os.
2. Vi gennemgår afslutning og sørger for at der ikke er mangler, så vi kan sagsbehandle jeres afslutning. Hvis der er mangler, sender vi jer en mail, så I kan indsende jeres afslutning igen.
3. En controller behandler afslutningen for de formelle krav mht. fakturaer og interne timeregistreringer.
4. En faglig konsulent behandler afslutningen for at vurdere de støtteberettigede aktiviteter.
5. Der sendes en mail til jer med evt. spørgsmål vi har til jeres afslutning.
6. I indsender eventuelle supplerende oplysninger.
7. Controller og faglig konsulent gennemgår de indsendte supplerende oplysninger.
8. Når vi kan godkende sagen, vil I modtage en godkendelsesmail. I nogle tilfælde vil vi nedjustere ikke-støtteberettigede aktiviteter og interne timer. Dette vil I blive informeret om.
9. Vi samler godkendte afslutninger til bunke og indsender afrapportering til EU-revisionen kvartalsvis.
Fra afrapportering til EU-revisionen, kan der gå op til 5 måneder, før du får tilskuddet udbetalt. Udbetaling sker til virksomhedens NemKonto.

Udbetaling
Indhold er hentet
Udbetaling sker til virksomhedens NemKonto.
Forudsat at den indsendte dokumentation er fyldestgørende, kan der gå:
- Op til 4 arbejdsuger for tilsagn fra Digitaliseringsstyrelsen, før tilskuddet er udbetalt.
- Op til 5 måneder for tilsagn fra Virksomhedsprogrammet, før du får tilskuddet udbetalt.
Husk at udgifter til rådgiveren og interne løntimer skal være afholdt inden for tilsagnsperioden. Faktura skal være betalt, inden du anmoder om udbetaling.

Kom godt videre

Du skal sætte tid og ressourcer af til at videreudvikle projektet efter puljen. Det er her du bruger det du har lært og på sigt kan se effekterne af dit arbejde.

Få personlig sparring

Opfølgende evaluering efter 1-2 år

Vælg det rette it-system og -leverandør

Find tilskud til dit næste projekt

Har du spørgsmål til SMV:Digital?

Har du yderligere spørgsmål til SMV:Digital eller er du i tvivl, om dit projekt opfylder kravene, er du velkommen til at kontakte dit lokale Erhvervshus

Kontakt os